באם קיימת חברה רשומה ברשותכם עליכם להגיש אחת לשנה דיווח שנתי לרשם החברות וזאת על פי סעיף 141 לחוק החברות הקובע כי:
דיווח שנתי של חברה פרטית: (א) חברה פרטית תערוך ותגיש לרשם, אחת לשנה, דיו וחשבון שנתי כפי שיקבע השר, בתוך 14 ימים לאחר האסיפה השנתית. וכן – (ב) חברה פרטית שאינה קיימת אסיפה שנתית כאמור בסעיף 61, תגיש את הדין וחשבון השנתי, אחת לשנה, לא יאוחר מארבע עשר ימים לאחר משלוח הדוחות הכספיים לבעלי המניות, ולגבי חברה לא פעילה שאינה עורכת דוחות כספיים לפי הוראות סעיף 172(ז)-אחת לשנה.
חברה פרטית מחוייבת להגיש לרשם החברות דוח שנתי וזאת בתנאי שמניותיה אינן נסחרות בבורסה, לא הוצעו לציבור או מוחזקות בידי הציבור. מטרת הדוח הינה לדווח את מצב החברה הנוכחי, וזאת באם היו שינויים מעת הקמתה ואם לאו, על מנת לספק תמונה עדכנית נכונה ומדוייקת לרשם החברות.
החוק קובע כי יש להגיש את הדוח השנתי לרשם תוך 14 יום לאחר קיום האסיפה השנתית. במקרה בו חברה פרטית קבעה בתקנונה הוראה המציינת כי החברה אינה חייבת לקיים אסיפה שנתית, על החברה לשלוח אחת לשנה, לבעלי המניות הרשומים במרשם בעלי המניות [בומועד בו היתה אמורה להתקיים האסיפה] – דוחות כספיים שנתיים לאישורם, ולאחר 14 יום מיום המשלוח, יהיה על החברה לדווח לרשם החברות.
החל משנת 2010 נקבע בתיקון מספר 10 לחוק החברות כי לרשם החברות תהיינה סמכויות אכיפה נוספות והרשם יוכל להגדיר חברה שלא תגיש דוח שנתי במועד כחברה מפרה, וזאת על מנת להבטיח שחברות ימלאו את חובותיהן על פי חוק, הכוללות תשלום אגרה שנתית והגשת דוח שנתי לרשם החברות.
חברה אשר לא הגישה את הדוח השנתי ו/או לא שילמה את האגרה השנתית תשנה את מעמדה לחברה מפרת חוק והרשם יהיה רשאי להטיל על החברה סנקציות שונות המנויות בסעיף 362א' לחוק וביניהן:
אי יכולת לשנות את פרטי החברה, שם החברה, מרשם הדירקטורים, מרשם בעלי המניות, אי רישום שעבוד על נכסיה של החברה (מצב שיכול להשפיע על מתן הלוואות בנקאיות), אי רישום שעבוד שנעשה לטובת החברה, ואי רישום שעבוד לטובת החברה אצל רשם המשכונות ועוד.
בנוסף, בעלי המניות בחברה שהוגדרה כחברה מפרה, לא יורשו להקים חברה רשומה חדשה כל עוד ישנה חברה מפרה בבעלותם.
רשם החברות, יכול להטיל סנקציה נוספת כספית הקובעת כי בגין כל הפרה
ניתן להטיל עיצום כספי בסך 7,300 ₪. בנוסף בגין הפרה נמשכת של אי הגשת דוח שנתי, ניתן להטיל עיצום כספי נוסף לכל יום שבו נמשכה ההפרה, עד לסכום של 250,000 ₪. יש לציין כי קנסות שלא שולמו במועד יכול הרשם להטיל באופן אישי כנגד דירקטורים בחברה.